Tietosuojaseloste

Tämä on Hyvä Sanoma ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste yhdistyksen asiakasrekisteristä. Päivitämme Tietosuojaselostetta tarvittaessa. Kehotamme tarkistamaan uusimman version lausunnosta verkkosivuillamme.

Hyvä Sanoma ry:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Hyvä Sanoma ry, Y-tunnus 0124589-4
Heikkiläntie 177, 42700 Keuruu

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö Janne Lahti, info (at) hsry.fi, 040 4169400

3. Rekisterin nimi

Hyvä Sanoma ry:n asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Hyvä Sanoma ry:n asiakkaan (ml. tukijan tai lahjoittajan), jäsenen tai vapaaehtoistyöntekijän ja Hyvä Sanoma ry:n välinen asiakas- tai yhteistyösuhde, henkilön suostumus, henkilön antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
  • Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Hyvä Sanoma ry:n toiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
  • Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
  • Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 tarkemmin kuvatut profilointitarkoitukset.
  • Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.
  • Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
 
5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä asiakassuhteeseen tai vapaaehtoistyön koordinointiin liittyvät tiedot.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Hyvä Sanoma ry säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä vain tarvittavan ajan, voidakseen täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas tai vapaaehtoistyöntekijä luovuttaa tietojaan.
Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.
Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä, ja muut tunnetut järjestelmät.
Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Hyvä Sanoma ry:n yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi yhdistyksen jäsenten toimittamia tietoja – edellyttäen että heillä on asianomaisten jäsenten lupa tietojen toimittamiselle.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin sekä Hyvä Sanoma ry:n suoramarkkinointirekisteriin ja mahdollisiin muihin Hyvä Sanoma ry:n henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Asiakastietoja ei luovuteta Hyvä Sanoma ry:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.
Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaalinen, verkkopohjainen tietojen tallennusjärjestelmä on hankittu Emrone oy:tä, joka vastaa tietojen varmuuskopioinnista sekä järjestelmän GDPR:n vaatimusten täyttämisestä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

10. Profilointi

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Hyvä Sanoma ry voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä

11. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Hyvä Sanoma ry kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Hyvä Sanoma ry:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Hyvä Sanoma ry voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Hyvä Sanoma ry:n asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Hyvä Sanoma ry:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
12.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
12.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12.5 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Hyvä Sanoma ry:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Hyvä Sanoma ry:n puh. 040 4169400 tai postitse osoitteeseen: Hyvä Sanoma ry / Janne Lahti, PL 99, 42701 Keuruu. Hyvä Sanoma ry voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.